El efecto dominó de las ineficiencias documentales puede extenderse más allá de lo que a simple vista pueda parecer. Y es que se ha comprobado a raíz de un reciente estudio encargado por Kyocera Documents Solutions, empresa que brinda soluciones de software inteligentes para ofrecer valor a las organizaciones, que los empleados dedican entre el 30% - 40% de su tiempo a tratar documentación. En esta línea, Infocopy, líder de soluciones de impresión, consultor de procesos de negocio y Business Partner Premium de Kyocera Document Solutions, es buen conocedor de cómo mejorar la productividad de los departamentos de cualquier organización.
Un replanteamiento más que necesario
Para lograr que los lugares de trabajo se tornen más eficaces, Infocopy apuesta por Kyocera Cloud Information Manager, una solución que admite la digitalización de documentos internos y sus procesos de gestión, acelerando la eficiencia operativa al reducir hasta en un 70% el tiempo empleado a la gestión de la documentación. Se trata, en definitiva, del primer paso hacia la digitalización que toda empresa debe tomar.
Recuperar el control de los datos sí es posible
Kyocera Cloud Information Manager brinda ayuda a las empresas para controlar grandes volúmenes de documentos a partir de la organización instantánea de documentos. Lo consigue, concretamente, etiquetando documentos usando palabras clave extraídas, para así localizarlas posteriormente, y de forma sencilla. Todos estos documentos esenciales son enviados a un depósito central para su tratamiento en un futuro.
Además, se pueden filtrar las consultas por varias opciones, como "Creado el", "Creador" y "Versión", entre otros criterios de indexación, siempre con la vista puesta en una búsqueda realmente eficaz. Por otro lado, los usuarios podrán especificar el área de texto en un documento. Se tratará de un área que se podrá copiar y pegar en el archivo de indexación seleccionado.
Objetivo: la reducción de costes
Esta solución de Kyocera admite hasta 12 tipos de documentos diferentes, estando los costes de infraestructura incluidos en el propio precio de la licencia. Por otro lado, las empresas incluso podrán reducir todavía más sus costes operativos utilizando el software multiusuario alojado en la nube con Google Cloud Platform (GCP).
Herramienta ideal para el trabajo híbrido
La función de Kyocera Cloud Information Manager aporta un valor añadido al extenderse más allá del control de documentos. Teniendo presente que el trabajo híbrido cada vez es más mayoritario, esta solución garantizará que aquellos datos comerciales de carácter confidencial se mantengan siempre seguros, independientemente de dónde trabajen los empleados. Lo logrará a partir de permisos únicos.
La funcionalidad, prioridad de Kyocera Cloud Information Manager
Los usuarios podrán también capturar documentos y fotografías, para enviarlos después a la nube a través del Smartphone, para que así la aplicación pueda mostrar posteriormente un historial de fotos cargadas. Además, se podrán organizar los documentos por carpetas y también dejar comentarios en los propios documentos para que los equipos de trabajo se organicen de una forma ágil y colaborativa en su día a día.
