CEDEC, com a empresa de consultoria líder a Europa en gestió, direcció i organització per a pimes i empreses familiars, des del seu inici treballa ajudant les empreses a implementar els sistemes de gestió i organització que els siguin més eficients i optimitzant-ne els resultats empresarials.
En el pla d'incorporació cal tenir en compte, en primer lloc, els resultats d'una anàlisi prèvia de quina és la situació dels nostres recursos humans, instal·lacions, clients i proveïdors, així com els efectes financers de la crisi en l'economia del nostre negoci i el potencial que tenim per fer front a necessitats imminents.
Després d'aquesta primera avaluació, correspon fer l'estudi dels impactes de la crisi sobre l'empresa amb l'objectiu de planificar la tornada a l'activitat i, a partir d'aquest estudi, elaborar el disseny d'un pla d'incorporació que, com a mínim, ha d'incloure les etapes següents:
- Revisar la cartera de comandes, fer-ne una classificació per estat (en existències, en producció, pendents de confirmar) i prioritzar-les per criteris financers.
- Definir un pla d'activació gradual dels departaments.
- Determinar les activitats que cal fer per a cada activitat i departament.
- Establir el personal necessari per a cada activitat i departament.
- Executar el pla d'incorporació.
En primer lloc, es durà a terme una revisió crítica de la cartera de comandes, lligada estretament a una revisió de l'estat actual del nostre mercat. En aquesta fase, caldrà respondre a les preguntes següents:
- Quin és el valor econòmic de cada comanda/contracte? (es prioritzaran els que tinguin més valor econòmic, els que retornen més recursos a l'empresa per poder-los utilitzar en altres processos)
- Es té o no el producte o el personal necessaris per fer la prestació o lliurar el material sol·licitat? Caldrà donar prioritat al lliurament de material ja fabricat o que necessiti ser menys manipulat. També caldrà anteposar el lliurament de les comandes/contractes que es puguin elaborar amb més celeritat.
- Quins són els clients prioritaris? (s'haurà de donar prioritat als clients més importants, més solvents i amb unes condicions de pagament més favorables)
- ¿Cal fer alguna despesa o inversió per a aquesta prestació? ¿N'hi ha d'altres on no és necessari fer-ne? Es prioritzaran, doncs, les prestacions o comandes que no exigeixin despeses ni inversions addicionals.
- Hi ha algun ordre de prestacions que possibiliti prestar un nombre més gran de comandes en el menor temps possible? Caldrà ordenar-les cercant la màxima efectivitat possible.
Amb aquestes respostes, s'establirà un pla de prestacions/subministrament que cercarà la màxima eficàcia i la màxima rendibilitat econòmica i financera, i es prescindirà de les dates planificades inicialment. Les prioritats descrites no s'han de prendre en l'ordre en el qual les hem exposat sinó donant-t'hi la importància necessària en cada cas. L'objectiu d'aquest primer moment és optimitzar l'efectivitat econòmica i financera, a banda de la productiva.
En segon lloc, cal determinar quins departaments es posen en funcionament primer. Tenint en compte que fa diverses setmanes que l'empresa està inactiva, el primer departament que cal posar en funcionament és el de producció, ja que garantirà un flux de facturació immediat. A continuació, caldrà posar en marxa les accions següents:
- El personal comercial s'ha de posar en activitat immediatament a fi de reactivar les vendes i garantir un flux continuat de les comandes que s'han de subministrar/prestar.
- Caldrà, però, que la resta de departaments siguin objecte d'una revisió crítica per saber en quina mesura s'ha d'activar cadascun, i dissenyar un pla per fer una incorporació gradual d'acord amb els indicadors d'activitat (vendes, comandes, producció, logística, etc.).
- El personal administratiu de suport als departaments operatius s'ha d'activar en la mesura en què ho necessitin els departaments operatius.
- S'hauran d'analitzar amb molta atenció els departaments que exigeixin inversions abans d'activar-los i caldrà tenir en compte que possiblement els recursos financers seran limitats, per la qual cosa s'hauran d'utilitzar prioritzant les despeses relacionades amb la prestació de serveis / subministrament de comandes.
En tercer lloc, s'ha de determinar, en cadascuna de les activitats/departaments, quines accions cal dur a terme, prioritzar-les i calcular el personal necessari per executar-les. Un cop s'hagin definit les prioritats, els volums i els ritmes establerts que calguin, s'han de revisar dos aspectes fonamentals:
Les accions establertes com a prioritàries abans de la crisi s'hauran de revisar per prioritzar les que generin resultats a curt termini, que permetin millorar i augmentar l'activitat com abans millor. Per exemple, s'haurà de prioritzar un client actual per davant d'un de nou potencial; es visitarà els clients amb més expectatives de venda, i se sacrificaran els desplaçaments o qualsevol acció que no contribueixi a un resultat a curt termini. La resta de les activitats (les que no siguin prioritàries per criteris financers), que poden ser efectives a termini mitjà o llarg, es reprendran en la mesura en què sigui possible fer-ho. No és recomanable, però, mantenir contactes telefònics amb clients no prioritaris o potencials per conservar-los actius.
Així doncs, caldrà ajornar totes les activitats que no tinguin una expectativa concreta d'aportar resultats immediats i deixar-les per quan siguin possibles.
Determinades les tasques prioritàries, serà més fàcil definir el personal necessari per dur-les a terme i que, per consegüent, s'ha d'incorporar abans a l'activitat empresarial. Per això, el criteri fonamental serà l'efectivitat i la seva interacció amb els departaments productius.
Feta l'ordenació, es posaran en marxa les mesures laborals que convinguin segons les circumstàncies actuals (ERO, ERTO, modificació substancial de condicions, etc.), tot pensat per fer possible que els plans duts a terme siguin realitzables sense grans contingències. En aquest context, serà convenient estudiar totes les possibilitats, com ara flexibilitzar els horaris de treball, considerar i potenciar el teletreball, activar els contractes, modificar les modalitats de contracte, flexibilitzar gaudir de les vacances i, en general, qualsevol mesura que ens ajudi a fer més efectiva la incorporació.
Amb aquestes tres fases, es tindrà un pla de rellançament de l'activitat amb els departaments i les persones afectades, així com una priorització de les activitats que caldrà dur a terme. Només restarà posar-lo en marxa i, per fer-ho, serà necessari conèixer els recursos financers actuals i els que faran falta.
CEDEC, Consultoría de Organización Estratégica, recomana sempre, abans de definir una estratègia, i més encara després d'una crisis absolutament excepcional com l'actual, elaborar un diagnòstic en profunditat de totes les àrees de l'empresa com a mitjà per determinar cadascuna de les accions necessàries per aconseguir tornar a una activitat productiva. Aquestes accions, que sempre són fonamentals, esdevenen essencials en aquests moments de profund canvi social i econòmic, i imprescindibles para assolir l' excel·lència empresarial.
