Con la nueva ley no se puede tirar sin más la documentación sensible de un cliente, sean facturas, fichas de clientes, de proveedores, soportes magnéticos, etc. a un contenedor o papelera, ya que cualquiera podría tener acceso a dicha información. Según la ley vigente, la multa puede llegar hasta los 300.00€, por lo que no es un tema para tomarse a la ligera
Consejos antes de comprar una destructora de papel doméstica o profesional
Las trituradoras de documentos pueden utilizarse en el trabajo y en el hogar, es importante conocer el número de personas que van a utilizarla, y también la cantidad de papel, documentos, archivos, CDs, DVDs, o memorias USB o Pendrive que se va a destruir a la vez.
Disponen de un tiempo de funcionamiento antes de que necesiten apagarse para enfriarse. En la gama profesional se encontrarían las de uso departamental o de grandes empresas o instituciones, que pueden estar trabajando prácticamente de forma ininterrumpida y destruyendo de forma continua.
Las trituradoras de documentos: son aparatos que sirven para, ‘como su propio nombre indica’, destruir documentos o hacerlos tan pequeños que no se pueda leer la información que contienen, ni recomponerlos por ningún medio.
Trituradoras para autónomos
Existe gran variedad de opciones en el mercado, en el caso de los autónomos con una destructora por debajo de 50€ en principio sería suficiente, por ejemplo la destructora de papel X-5 de corte en tiras muy finas.
Trituradoras para oficinas medianas
En el caso de las oficinas medianas (de 5 a 10 trabajadores), la recomendación sería utilizar las destructoras o trituradoras de papel que cortan en partículas, ya que la información es prácticamente imposible de recomponer. En este caso se recomienda la trituradora de papel X10
Trituradoras para grandes empresas, ayuntamientos o instituciones
En grandes empresas es imprescindible la designación de un Delegado de Protección de Datos, que será la persona responsable de que la empresa está cumpliendo con las obligaciones del Reglamento.
Las trituradoras de corte en tiras ofrecen una protección básica, cada hoja A4 se destruye en tiras de unos 36 pedazos. Las de corte en partículas ofrecerían la protección más alta para evitar el fraude de Identidad ya que las partículas son muy difíciles de reconstruir.
Para documentación confidencial las de microcorte ofrecerían una protección más alta al destruir un trozo de papel en unos 2.000 pedazos.
En el uso doméstico (hogar), o pequeñas oficinas o autónomos, la destrucción de documentos es menos exigente, por lo que tan solo funciona durante un breve periodo de tiempo.
La capacidad de hojas es el número de documentos que se pueden destruir al mismo tiempo, a mayor capacidad, mayor es la rapidez en destruir grandes volúmenes de archivos o documentos.
Existen una gran variedad de productos adaptados a cada necesidad:
- Destructoras de papel para uso personal
- Autónomos o pequeñas oficinas
- Las de uso intermedio para oficinas
- Medianas empresas
- Finalmente las de gran volumen orientadas para grandes empresas, departamentos, instituciones, etc.
El uso indebido de datos causa daños millonarios. Para evitar multas imprevistas se deben de utilizar trituradoras de documentos profesionales, que pueden triturar en partículas o en tiras de forma fiable los documentos gracias a su avanzada tecnología de corte.
En oficinas en las que trabajan con información confidencial son imprescindibles para cumplir con la ley LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos), sobre todo si es información confidencial de clientes, como por ejemplo en los despachos de abogados, notarías, o médicos. Todas las empresas deben de cumplir con la ley LOPD, incluso autónomos o pequeñas empresas. Todos ellos generan información sensible o confidencial en forma de facturas, datos personales, fiscales, de facturación, etc. que deben ser tratados de acuerdo a la normativa española y Europea.
Cómo deshacerse del papel
Existen diversas opciones para eliminar documentos, papeles, archivos, CDs, DVDs, o Pendrive de forma segura, gracias a ello podrás disponer de más espacio en el despacho u oficina, además de proteger la privacidad y ayudar al medio ambiente.
Las trituradoras de papel pueden ser de distintas formas, y tamaños, y con varios niveles de destrucción en función del ámbito de uso, sea empresarial, doméstico, departamental o institucional. La elección de la trituradora depende de las necesidades de uso, básicamente para un usuario particular o doméstico o una pequeña oficina en casa con disponer de una trituradora en tiras es suficiente. En el caso de grandes volúmenes de archivos y documentos serían necesarias las destructoras de papel a partículas, o gama alta.
Por norma general, las trituradoras que mejor rendimiento ofrecen suelen ser las más caras y destinadas a grandes empresas o departamentos. Igualmente, estas suelen ser capaces de destruir una mayor cantidad de papel o documentos y de forma más eficiente.
Las trituradoras más económicas solo suelen permitir destruir uno o dos documentos al mismo tiempo, y el manejo es a mano por lo que requerirás de más tiempo. Si se tienen muchos documentos que destruir se debe optar por la opción de partículas.
En el caso de triturar papel con información confidencial o muy privada como pueda ser el caso de médicos, abogados, ayuntamientos, etc. se debe tener una destructora de papel de corte en partículas.
Persona de contacto Pere
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